Come redigere una segnalazione whistleblowing con l'AI

I passaggi

1. 1.

   Verifica dei presupposti oggettivi e soggettivi

   Il professionista deve accertare che l'oggetto della segnalazione rientri tra le violazioni previste dall'art. 2 del D.Lgs. 24/2023, escludendo vertenze puramente personali o relative a rapporti individuali di lavoro. Occorre altresì verificare che il segnalante appartenga alle categorie tutelate, quali dipendenti, collaboratori, liberi professionisti o tirocinanti che svolgono la propria attività presso l'ente. La sussistenza del contesto lavorativo quale origine dell'informazione costituisce un requisito indispensabile per l'applicazione delle tutele di legge; in difetto di tali presupposti, la segnalazione rischia di essere qualificata come mera doglianza ordinaria, priva delle garanzie rafforzate della normativa.

2. 2.

   Individuazione del canale e del gestore

   L'atto deve essere indirizzato al soggetto o all'ufficio interno specificamente designato dall'ente ai sensi dell'art. 4 del D.Lgs. 24/2023 per la gestione delle segnalazioni. Prima dell'invio, è necessario consultare la procedura aziendale adottata dall'ente per individuare le modalità tecniche ammesse, quali piattaforme informatiche dedicate, linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale. L'inoltro a un ufficio non competente, come il superiore gerarchico o la direzione delle risorse umane priva di uno specifico incarico, può compromettere la riservatezza. Il gestore del canale è infatti l'unico destinatario legittimato a ricevere e trattare l'informativa in regime di riservatezza.

3. 3.

   Descrizione circostanziata dei fatti illeciti

   La ricostruzione dei fatti deve essere precisa e contenere tutti gli elementi utili a consentire al gestore del canale l'avvio degli opportuni accertamenti. È indispensabile indicare il periodo temporale, il luogo di commissione della violazione e le generalità dei soggetti coinvolti, inclusi eventuali testimoni. Si raccomanda di distinguere nettamente tra fatti appresi direttamente e notizie riferite da terzi, così da agevolare la valutazione della credibilità del racconto. Una descrizione generica o frammentaria impedisce l'approfondimento istruttorio e può comportare l'archiviazione immediata della segnalazione per difetto di elementi circostanziati.

4. 4.

   Produzione degli elementi a supporto

   Il segnalante deve allegare la documentazione idonea a corroborare i fatti esposti, quali corrispondenza informatica, fatture, registri contabili o perizie tecniche. Qualora il segnalante non sia nel possesso materiale dei documenti, è tenuto a fornire indicazioni dettagliate sul luogo in cui reperirli o sulle banche dati consultabili dall'ente. Ai sensi dell'art. 17, comma 2, del D.Lgs. 24/2023, la legge prevede una presunzione di ritorsività con inversione dell'onere della prova a carico dell'ente; ciononostante, la segnalazione deve fondarsi su motivati sospetti e non su illazioni prive di riscontro. La presenza di un solido compendio probatorio aumenta significativamente la probabilità di un tempestivo intervento correttivo.

5. 5.

   Formulazione della richiesta di tutela

   Nell'atto è opportuno inserire una clausola espressa volta a richiedere la riservatezza dell'identità del segnalante e di qualsiasi altro elemento da cui essa possa evincersi anche indirettamente. Il regime di protezione dalle ritorsioni dirette o indirette, disciplinato dagli artt. 17, 18 e 19 del D.Lgs. 24/2023, opera ope legis ove sussistano i presupposti normativi. È altresì opportuno precisare se il segnalante presti il proprio consenso alla rivelazione dell'identità esclusivamente nelle ipotesi tassativamente previste dalla legge, come nel caso in cui ciò risulti indispensabile per la difesa del soggetto incolpato. Tale sezione costituisce una formale diffida contro l'improprio trattamento dei dati del segnalante.

6. 6.

   Monitoraggio dei termini di riscontro

   A seguito dell'invio della segnalazione, il professionista deve verificare la tempestiva trasmissione dell'avviso di ricevimento da parte del gestore del canale entro sette giorni. Entro tre mesi da tale avviso, l'ente è tenuto per legge a fornire un riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione. L'inutile decorso di tali termini senza comunicazioni da parte dell'ente legittima il segnalante ad avvalersi del canale di segnalazione esterna presso l'ANAC. Il puntuale monitoraggio delle scadenze è fondamentale per preservare il diritto di adire le autorità competenti in ipotesi di inerzia dell'ente.

Base giuridica: Art. 2 D.Lgs. 24/2023Art. 4 D.Lgs. 24/2023Art. 15 D.Lgs. 24/2023Artt. 17, 18, 19 D.Lgs. 24/2023